הקשר בין כמות המוזמנים לאירוע עצמו

כאשר אנו מתכננים אירוע הדבר הראשון אותו אנו לוקחים בחשבון הוא כמות המוזמנים. יש הבדל ניכר בין אירוע המכיל 100 מוזמנים, אירוע בו הנוכחות הצפויה עומדת על 300 מוזמנים לבין אירועים בסדר גודל של 700-1000 מוזמנים. פרט לעובדה שיש להתאים את כמות האנשים הצפויים להגיע לגודל החלל בהיבט הפרקטי – כמות שולחנות וכיסאות, כמות המלצרים והברמנים, חייבת להיות התאמה מושלמת בין גודל החלל לבין כמות האנשים. דמיינו לכם מצב שבו מוזמנים לאירוע סדר גודל של 500 צעירים, רובם צפויים לרקוד על הרחבה ולעשות שמח לזוג שזה עתה עמד מתחת לחופה, אך בפועל לא יכולים להיכנס ברחבת הריקודים יותר מ-300 אנשים במקביל. תחושת צפיפות, אי נוחות וחוסר יכולת לנוע במרחב תלווה את המוזמנים. זו רק דוגמא אחת מיני רבות למה שעלול לקרות כאשר אין התאמה בין גודל החלל (חיצוני ו/או פנימי) לבין כמות המוזמנים.

 

לכן, טרם אתם סוגרים מקום, עליכם לדעת באופן יחסית מדויק כמה אנשים אתם צפויים להזמין, החסירו 20%, שכן ברוב המקרים זה הממוצע הצפוי לגבי אותם מוזמנים שלא יגיעו. מאוד חשוב להגיע למקום ולהיות נוכחים באירוע הזהה לכמות המשתתפים שלכם, כדי שתוכלו לבחון את הנושא מקרוב. עם זאת, במידה ואתם מתכננים להפיק את האירוע בעצמכם, מאוד מומלץ להתייעץ עם בעל מקצוע כמו למשל מפיק אירועים מקצועי ומנוסה אשר יוכל להאריך את גודל החלל בהשוואה לכמות המוזמנים. כאשר מתקיימת התאמה בין גודל החלל לכמות האנשים הכל נראה אחרת- האווירה שנוצרת משתלבת בצורה מושלמת עם מיקומו של החלל, תחושת נינוחות ומרחב נוצרת מה שמאפשר אינטרקציה טובה בין האורחים, בקיצור מדובר באחד הדברים הכי חשובים לקיומו של אירוע שהוא לא פחות ממושלם.

meeting place
Author: meeting place

Leave a Comment