איך לשווק כנס

מאת: שירה דרורי 

כנס מקצועי או חברתי הוא אירוע חשוב לכל עסק, ואם אתם רוצים להגדיל את כמות המשתתפים בו, חשוב שתלוו את הפעילות השיווקית לקראתו בהעלאת המודעות לתהליך הרישום, לתוכנית הכנס ועוד. כנס הוא לא מוצר מדף אלא חוויה (בין אם לקהל הרחב או לקהל המקצועי) ולכן, תהליך השיווק של כנס שונה מתהליך שיווק של מחשב או של בגד. חשוב להעביר את החוויה של הכנס דרך הפרוספקט, שגרירי המותג של הכנס, הפרסומים השונים, אתר האינטרנט שהקמתם לכבודו ועוד. לפניכם מספר עצות לשיווק אפקטיבי של כנס.

על מנת לשווק את הכנס עליכם ליצור באזז תקשורתי סביבו, כדי שכמה שיותר אנשים ייחשפו לאירוע, ירצו להשתתף בו ויירשמו מראש. חשוב מאוד שתאריכי הכנס ייקלטו כדי שאנשים באמת יוכלו לאשר הגעה ולהתכונן לקראתו.

נוסח מנצח
ייצרו כמה נוסחים להזמנה לכנס: אחד כ-JPG תמונה עם הזמנה מיוחדת, השני העלו דף נחיתה או אתר אינטרנט מיוחד בו כל המידע על הכנס כולל הרשמה מקוונת (אם הכנס בתשלום, ניתן לשלב מערכת סליקה או לחייב את ההשתתפות בעת ההגעה לכנס). מומלץ לייצר גם כפתור "הזמן חברים", כדי שמי שנרשם יוכל להזמין מקורבים (ניתן לתגמל אותו על ההעברה בהנחה כלשהי).
חשוב להכתיר את הכנס במילים מרשימות כמו כנס של פעם בשנה, הכנס המוביל ל.., כנס מקצועי ראשון מסוגו או כנס שאסור לפספס. לתת חשיבות רבה להשתתפות בכנס, כדי שיבינו שמדובר בכנס חשוב, מושקע, ייחודי.
אם יש מרצים מפורסמים בכנס, חשוב להדגיש את נוכחותם כדי ליצור תחושה שאכן מדובר בכנס מקצועי חשוב. תוכלו לפרט גם פעילויות נלוות כמו סדנאות, תרגולים, ארוחות, מופעים, כל מה שמקנה לכנס סוג של חוויה כוללת. אם מדובר בכנס בבית מלון, כתבו על דילים לים המלח או לאיזור הכנס, המקנים הנחות מיוחדות לאורחים שלכם.

פנו לשגרירי מותג
התחילו מהברנז'ה המקצועית אליה פונה הכנס, התמקדו בה בפרסום של הכנס: תוכלו להפיץ את מועד הכנס והתוכניה בפורומים מקצועיים או בקבוצות מקצועיות שמגיעות לכנסים מסוג זה או שהשתתפו בכנסים דומים בשנים עברו. תוכלו להזמין ללא תשלום כמה מקושרים בקהילה העסקית ושהם יזמנו עמיתים לכנס, כיוון שלעיתים ההמלצה שלהם עושה את כל ההבדל.

פלטפורמות מקדמות
תוכלו להשתמש בפלטפורמות מקשרות וליצור דיוור ייעודי עבור הכנס למאגר לקוחות של חברות רלוונטיות.  כך למשל כנס בנושא משאבי אנוש שמופץ לדטה בייס של ארגון גדול העוסק בנושא וכך פונה לקהל ממוקד שהוא קהל היעד של אותו כנס. תוכלו לפרסם את הכנס באתרים רלוונטיים לנושא ולעשות שיתוף פעולה עם חברות אחרות שישתתפו בעלויות או יעניקו הנחות מיוחדות למשתתפים. כך למשל חברה המארגנת כנס העוסק בלימודים אקדמיים תוכל לפנות לשיתופי פעולה עם בנקים המעניקים הלוואה לסטודנטים ועם מכללות ואוניברסיטאות.  

כנסים בעידן המדיה החברתית
השתמשו ברשתות החברתיות לשיווק הכנס, הפצת פוסטים ממוקדים על הכנס בקבוצות בפייסבוק. תוכלו להקים דף עסק ייעודי רק לכנס ולצבור לייקים ושם לעדכן כל פעם מה יהיה בכנס כדי לעורר סקרנות לקראת המאורע. תוכלו באמצעות מרצים או משתתפים פעילים בכנס ליצור את הבאזז המבוקש, כשהם יזכירו כל פעם למקושריהם על ההכנות לכנס הקרוב, יעלו תמונות של מאחורי הקלעים וכדומה. לערוץ היוטיוב תוכלו לעלות סרטונים של כנסים קודמים ובטוויטר לצייץ מתוך תהליך החזרות וההכנות לכנס.